Specijalist za upravljanje narudžbama / Order Management Specialist (m/ž)

Adria Electronic, part of VDA Group, operates within an international group specialising in the development of technological solutions for the hospitality industry. To strengthen our team, we are looking for an Order Management Specialist who will manage the order fulfilment process, ensuring data accuracy, timely execution and effective coordination across the departments involved. Reporting to the Order Management Manager and working within the Operations Delivery & Support Department, the successful candidate will oversee each order from the receipt of commercial documentation through shipment and process completion, maintaining close collaboration with Sales, Project Management, Supply Chain and Finance. Key responsibilities : - Receive purchase orders and contracts from the Sales network and Group companies, verifying their completeness, accuracy and compliance with company guidelines; - Open and configure projects in the CRM according to the relevant project and order requirements; - Enter and process customer orders accurately and within the required timelines; - Create and maintain customer and asset master data; - Monitor order progress throughout every stage of the process, ensuring alignment with agreed deadlines; - Proactively identify delays, missing information and potential issues, coordinating the necessary actions with the departments involved; - Collaborate with Warehouse and Supply Chain teams to plan shipments and collections, ensuring alignment between orders, product availability and expected delivery dates; - Prepare and verify the documentation required for shipment; - Manage order changes, updates and amendments, maintaining complete and reliable records; - Provide customers with timely updates on order status, in coordination with the relevant Project Manager; - Manage any issues related to orders, shipments, invoicing or products, monitoring them through to resolution; - Collaborate with Finance on invoicing, customer credit status and the financial closure of orders; - Contribute to the continuous improvement of Order Management processes by identifying inefficiencies and proposing practical solutions. ----- Adria Electronic, dio VDA Grupe, posluje unutar međunarodne grupacije specijalizirane za razvoj tehnoloških rješenja za hotelsku i ugostiteljsku industriju. Radi jačanja našeg tima tražimo Specijalista za upravljanje narudžbama koji će upravljati procesom izvršenja narudžbi, osiguravajući točnost podataka, pravovremenu realizaciju te učinkovitu koordinaciju između uključenih odjela. Osoba na ovoj poziciji odgovarat će Voditelju upravljanja narudžbama te će djelovati unutar odjela Operations Delivery & Support. Bit će odgovorna za praćenje svake narudžbe od zaprimanja komercijalne dokumentacije do otpreme i završetka procesa, uz blisku suradnju s odjelima Prodaje, Upravljanja projektima, Opskrbnog lanca i Financija. Ključne odgovornosti: - zaprimanje narudžbenica i ugovora od prodajne mreže i društava unutar Grupe te provjera njihove potpunosti, točnosti i usklađenosti s internim pravilima - otvaranje i konfiguriranje projekata u CRM sustavu u skladu sa zahtjevima projekta i narudžbe - točan i pravovremen unos te obrada narudžbi kupaca - kreiranje i održavanje matičnih podataka o kupcima i imovini (asset master data) - praćenje napretka narudžbi kroz sve faze procesa uz osiguravanje poštivanja dogovorenih rokova - proaktivno prepoznavanje kašnjenja, nedostajućih informacija i potencijalnih problema te koordinacija potrebnih aktivnosti s uključenim odjelima - suradnja s timovima Skladišta i Opskrbnog lanca u planiranju otprema i preuzimanja robe, uz usklađivanje narudžbi, raspoloživosti proizvoda i očekivanih rokova isporuke - priprema i provjera dokumentacije potrebne za otpremu - upravljanje izmjenama i dopunama narudžbi uz održavanje potpunih i pouzdanih evidencija - pravovremeno informiranje kupaca o statusu njihovih narudžbi u koordinaciji s nadležnim Voditeljem projekta - rješavanje pitanja i problema vezanih uz narudžbe, otpremu, fakturiranje ili proizvode te njihovo praćenje do konačnog rješenja - suradnja s Financijama na pitanjima fakturiranja, kreditnog statusa kupaca i financijskog zatvaranja narudžbi - doprinos kontinuiranom unapređenju procesa upravljanja narudžbama kroz prepoznavanje neučinkovitosti i predlaganje praktičnih rješenja

Requirements: - Previous experience in Order Management, Customer Service, Sales Operations, Commercial Back Office or project order administration; - High school diploma or university degree in Business Administration, Economics, Languages, Management or a related field; - Good command of Microsoft Office, particularly Excel; - Strong accuracy in managing data, orders and documentation; - Good communication skills when dealing with customers and internal stakeholders; - Fluency in written and spoken English, for communication with international customers, suppliers and colleagues; - Knowledge of the Italian language will be considered a plus; - Proactive approach, strong organisational skills and a clear focus on service quality. Preferred qualifications: - Experience managing orders for technological, electronic or configurable products; - Experience in project-based or make-to-order organisations; - Ability to analyse operational workflows and propose process improvements or simplification initiatives; - Knowledge of the hospitality industry or technology solutions for hotels. ----- Uvjeti: - prethodno iskustvo u upravljanju narudžbama, korisničkoj podršci, prodajnim operacijama, komercijalnoj administraciji (Back Office) ili administraciji projektnih narudžbi - završena srednja škola ili visoka stručna sprema iz područja ekonomije, poslovne administracije, jezika, menadžmenta ili srodnog područja - dobro poznavanje paketa Microsoft Office, posebno Excela - visoka razina preciznosti u radu s podacima, narudžbama i dokumentacijom - razvijene komunikacijske vještine u radu s kupcima i internim dionicima - aktivno znanje engleskog jezika u govoru i pismu za komunikaciju s međunarodnim kupcima, dobavljačima i kolegama - poznavanje talijanskog jezika smatra se prednošću - proaktivan pristup radu, dobre organizacijske sposobnosti i snažna usmjerenost na kvalitetu usluge Poželjne kvalifikacije: - iskustvo u upravljanju narudžbama za tehnološke, elektroničke ili konfigurabilne proizvode - iskustvo rada u organizacijama koje posluju na projektnoj osnovi ili prema modelu proizvodnje po narudžbi (make-to-order) - sposobnost analize operativnih procesa te predlaganja poboljšanja i inicijativa za njihovo pojednostavljenje - poznavanje hotelske i ugostiteljske industrije ili tehnoloških rješenja za hotele